Istilah “data” mengacu pada rincian primer atau fakta numerik yang berkaitan dengan suatu peristiwa atau transaksi. Data disimpan dan dipelihara di komputer atau jaringan. Perangkat Lunak Komputer seperti HiTech Financial Accounting memproses data elektronik ini. Data juga disimpan dalam bentuk hardcopy atau cetakan kertas. Karena akuntansi membatasi dirinya hanya pada transaksi dan peristiwa yang bersifat keuangan, maka data akuntansi akan terdiri dari fakta-fakta yang bersifat keuangan yang berkaitan dengan transaksi dan peristiwa suatu badan usaha pada periode akuntansi. Selain itu, data akuntansi harus didukung oleh bukti dokumenter. Dengan demikian, dokumen yang disebut voucher, mendukung data tersebut. Biasanya data tidak terorganisir dan terputus-putus dalam bentuk mentahnya. Hal ini tidak mampu untuk dipahami. Jadi, akuntansi memproses data mentah menjadi “informasi” jadi agar berguna dan bermakna, mampu digunakan dalam proses pengambilan keputusan oleh berbagai pengguna informasi akuntansi.
Dengan demikian data akuntansi yang diolah oleh siklus akuntansi menghasilkan informasi akuntansi. Data dikumpulkan, dicatat, diklasifikasikan, dikelompokkan, dinilai, ditabulasi, disusun, dirangkum untuk menyajikannya dalam bentuk informasi untuk digunakan oleh pengguna agar mereka dapat mengambil keputusan.
Data akuntansi Terdiri dari transaksi dan peristiwa keuangan yang berkaitan dengan suatu entitas untuk suatu periode akuntansi yang didukung oleh bukti dokumenter (voucher). Misalnya penerimaan dan pembayaran didokumentasikan dengan tanda terima penerima pembayaran, pembelian dengan invoice, penjualan dengan invoice keluar, pengembalian ke dalam dengan nota kredit; pengembalian keluar dengan nota debet; pengeluaran berdasarkan tagihan atau daftar pembayaran, dll.
Jadi fungsi akuntansi yang pertama dan terpenting adalah mengumpulkan data yang didukung oleh voucher untuk memastikan keasliannya. Proses akuntansi terdiri dari pencatatan dalam buku entri asli (jurnal atau subjurnal); mengklasifikasikan (memposting ke dalam buku besar) mengelompokkan (meletakkan transaksi-transaksi yang sifatnya serupa pada satu tempat dalam satu akun) valuing (mencari nilai pada akhir tahun dengan cara menyeimbangkan atau menilai) tabulasi (menyiapkan daftar saldo dan memeriksa keakuratan aritmatika) dan menyiapkan laporan keuangan (Trading dan Neraca Laba Rugi) dalam bentuk laporan untuk mengkomunikasikan informasi.
Perangkat lunak akuntansi komputer saat ini dapat menangani tugas ini dengan sangat efisien dalam waktu singkat. Informasi akuntansi sebagian besar disajikan dalam bentuk laporan keuangan seperti Laporan Laba Rugi (Akun Perdagangan dan Laba & Rugi) Laporan Posisi (Neraca). Laporan perubahan posisi keuangan saat ini; pernyataan nilai tambah; laporan akuntansi sumber daya manusia; Laporan kinerja sosial, dll. merupakan bagian dari informasi akuntansi
Perbedaan antara Data dan Informasi
Data
1. Mengacu pada detail, fakta tentang suatu peristiwa.
2. Secara umum bentuknya tidak teratur dan terputus-putus.
3. Berbentuk mentah dan merupakan masukan akuntansi.
4. Tidak dapat dipahami atau dimanfaatkan oleh pengguna.
5. Tidak bergantung pada informasi.
Informasi
1. Merujuk hanya pada peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan entitas.
2. Tersusun, diklasifikasikan, dan terorganisir dengan baik.
3. Sudah dalam bentuk jadi dan merupakan keluaran akuntansi.
4. Dipahami dan digunakan oleh pengguna informasi akuntansi untuk mengambil keputusan.
5. Informasi didasarkan dan berasal dari data.
Pihak yang berkepentingan dengan informasi akuntansi
Informasi akuntansi menarik bagi berbagai orang yang secara langsung atau tidak langsung berkepentingan dengan suatu perusahaan.
Pengelolaan:
Usaha kecil pada umumnya dijalankan oleh pedagang tunggal atau oleh para mitra. Namun usaha besar biasanya dijalankan oleh perseroan berbadan hukum yang memisahkan pengelolaan dan kepemilikan. Tanggung jawab manajer adalah menjalankan bisnis secara efisien dan memaksimalkan laba atas modal tanpa membahayakan dana.
Manajemen membutuhkan informasi akuntansi
(1) memilih alternatif usulan;
(2) mengendalikan perolehan dan pemeliharaan persediaan (stok) penerimaan dan pembayaran kas;
(3) perencanaan atau penganggaran untuk masa depan
(4) menilai kinerja dan
(5) merancang tindakan perbaikan atas penyimpangan hasil aktual dari target yang dianggarkan.
Pemilik:
Meskipun pemilik mulai menyumbangkan dana untuk bisnisnya, namun mereka adalah pihak terakhir yang menerima klaim atas pengembalian ekuitas atas investasi mereka. Hal ini berlaku tidak hanya dalam pembayaran kembali tetapi juga dalam memberikan imbalan atas modal mereka. Setelah memenuhi semua biaya termasuk gaji karyawan dan keuntungan bunga pemberi pinjaman jika ada, dapat dibagikan sebagai imbalan atas modal. Tentu saja, para pemilik tertarik pada keamanan modal mereka dan juga pengembalian yang wajar, yang bergantung pada stabilitas dan kemakmuran perusahaan. Laporan akuntansi (tahunan) tidak hanya menilai kinerja masa lalu tetapi juga membantu dalam menilai prospek masa depan entitas. Informasi tersebut juga sangat penting bagi calon pemilik.
Kreditur:
Bisa berupa jangka pendek yaitu, pemasok barang, pemberi pinjaman uang muka sementara, atau jangka panjang yaitu. hipotek, pemegang surat utang, dll. Meskipun keduanya tertarik pada stabilitas dan pendapatan perusahaan debitur, namun perusahaan debitur secara khusus memperhatikan solvabilitas jangka pendeknya, yaitu likuiditas, sedangkan perusahaan debitur tertarik pada solvabilitas jangka panjang perusahaan.
Pemerintah:
Banyak produk saat ini yang dikenakan cukai dan penjualan yang longgar. Pemerintah juga mengatur harga barang-barang penting misalnya. obat-obatan, sayuran, minyak dll. Sehingga Pemerintah tertarik untuk mengetahui informasi biaya untuk mengurus cukai dan mengatur harga produk. Pemerintah juga tertarik pada informasi akuntansi laba untuk keperluan pajak penghasilan.
Karyawan:
Lapangan kerja yang stabil dan stabilitas bisnis berjalan beriringan. Sekali lagi serikat pekerja tertarik untuk membagi keuntungan perusahaan dalam bentuk bonus. Oleh karena itu, para karyawan secara alami tertarik dengan informasi akuntansi yang disediakan oleh laporan akuntansi tahunan.
Konsumen:
Kenaikan harga tidak disukai di hampir semua tempat. Oleh karena itu, produsen berupaya mengurangi biaya produknya serta harga jualnya. Baru-baru ini asosiasi perlindungan konsumen telah dibentuk untuk melakukan kontrol terhadap bisnis dan industri dan juga untuk menyadarkan mereka akan “tanggung jawab sosial” terhadap masyarakat. Dengan demikian konsumen juga memerlukan informasi akuntansi.
Peneliti:
Laporan keuangan, sebagai cerminan kondisi bisnis, mempunyai nilai yang tak ternilai bagi penelitian urusan bisnis. Oleh karena itu, pernyataan-pernyataan ini sangat menarik bagi para sarjana yang melakukan penelitian dalam teori akuntansi serta urusan dan praktik bisnis.
Sifat pendapatan bisnis
Salah satu tujuan utama akuntansi keuangan adalah untuk memastikan apakah operasi bisnis telah menguntungkan atau tidak. Akuntansi memungkinkan kita mengetahui apakah suatu bisnis memperoleh keuntungan atau mengalami kerugian selama periode akuntansi.