Mempekerjakan seorang pemegang buku bisa menjadi proses yang berat bagi banyak pemilik usaha kecil. Sebelum memulai pencarian, penting untuk menentukan jenis pengalaman dan keterampilan yang Anda butuhkan. Apakah Anda mencari seseorang untuk menganalisis angka-angka untuk Anda dan membuat anggaran atau apakah Anda benar-benar hanya membutuhkan seseorang untuk memasukkan data tagihan dan faktur?
Jika Anda memiliki seseorang untuk membantu Anda memahami angka-angka tersebut, atau Anda memiliki latar belakang akuntansi dan manajemen keuangan yang kuat, mendapatkan seseorang yang mahir dalam perangkat lunak akuntansi Anda dan yang pengalaman serta kepribadiannya cocok untuk bisnis Anda mungkin akan berhasil. Di sisi lain, jika Anda tidak memiliki orang yang memastikan kebenaran angkanya, pemegang buku entri data bukanlah ide yang baik. Dalam hal ini, Anda sebaiknya mencari seseorang dengan pengalaman pembukuan biaya penuh. Artinya, kemampuan merekonsiliasi saldo dan melakukan penutupan bulanan. Biasanya, pemegang buku tidak memiliki keahlian untuk membantu Anda dalam pengelolaan keuangan selain laporan keuangan yang akurat.
Setelah Anda memasang iklan, Anda akan disuguhi banyak sekali kandidat. Anda harus mempersempit tumpukan kandidat menjadi mereka yang memenuhi kebutuhan deskripsi pekerjaan Anda dan kemudian kesenangan wawancara akan dimulai. Anda sebaiknya mengajukan pertanyaan yang akan memastikan pemegang buku benar-benar memiliki keterampilan yang tepat dan sesuai dengan budaya bisnis Anda. Berikut adalah 8 pertanyaan untuk ditanyakan kepada calon pemegang buku Anda:
1) Menurut Anda apakah pelaporan berbasis akrual atau berbasis kas lebih baik untuk manajemen bisnis?
Carilah ahli pembukuan tingkat lanjut untuk menjelaskan bahwa akuntansi berbasis akrual memberikan laporan keuangan yang lebih baik, namun basis tunai biasanya lebih disukai untuk pajak. Kita dapat menyimpan pembukuan berdasarkan akrual untuk pelaporan manajemen dan akuntan pajak dapat melakukan penyesuaian untuk pajak berbasis tunai. Seorang pemegang buku standar mungkin akan memberi tahu Anda apa pengalamannya dan tidak akan menyukai keduanya.
2) Apa yang dimaksud dengan persamaan akuntansi (atau persamaan neraca) atau jelaskan neraca.
Seorang pemegang buku yang baik akan menjelaskan neraca memiliki aset, kewajiban dan ekuitas. Hal ini wajib bagi siapa pun yang Anda harapkan dapat memberikan laporan keuangan yang akurat. Idealnya mereka akan memberi tahu Anda persamaannya adalah: Aset = Kewajiban + Ekuitas. Jika mereka tidak dapat menjelaskan neraca, mintalah mereka menjelaskan akun aset dan liabilitas. Anda tidak ingin seseorang yang tidak mengetahui neraca yang bertanggung jawab untuk penutupan akhir bulan, tetapi jika orang lain memastikan keakuratannya, mengetahui bagaimana aset dan liabilitas digunakan saja sudah cukup.
3) Rekening bank dipotong $0,72. Berapa lama waktu yang Anda habiskan untuk mencari masalahnya dan langkah apa yang akan Anda ambil untuk menemukannya?
Masalah ini rumit dan sangat bergantung pada apa yang ingin Anda lihat pada pemegang buku yang tepat. Beberapa orang tidak akan berhenti mencari sampai mereka menemukannya. Tentu saja, mungkin ada banyak hal yang menyebabkan perbedaan sehingga Anda ingin mereka meluangkan waktu untuk mencari masalahnya. Tapi berapa lama? Apakah menghabiskan 2 jam mencari $0,72 merupakan penggunaan waktu terbaik? Jika kita melihat laba atas investasi, itu adalah penggunaan waktu yang buruk. Jika mereka menjawab 2 jam, Anda sebaiknya menyelidiki toleransi mereka terhadap keadaan yang tidak sempurna. Jika Anda berkecimpung dalam bidang kreatif, seorang perfeksionis ekstrem mungkin akan membuat Anda gila. Namun, jika mereka tidak mencari kesalahan sama sekali, perhatian mereka terhadap detail mungkin tidak cukup kuat dan Anda harus terus mencarinya.
Saat mencari kesalahan, kandidat yang ideal akan mengatakan kemungkinan besar kesalahan transposisi dan mereka akan mulai dari sana terlebih dahulu (kesalahan transposisi habis dibagi 9). Mereka mungkin hanya mengatakan bahwa mereka akan memeriksa setiap item baris terhadap pernyataan tersebut, yang mana pernyataan tersebut benar-benar valid.
4) Dalam akuntansi berbasis tunai, bagaimana Anda mencatat premi asuransi tahunan sebesar $600?
Jawaban yang tepat untuk basis tunai adalah debit biaya asuransi $600, kredit tunai atau hutang usaha. Semua pemegang buku harus melakukan hal ini dengan benar.
5) Bagaimana Anda mencatat premi asuransi tahunan sebesar $600 menggunakan akuntansi akrual?
Jawaban yang benar di sini adalah Asuransi Debit Dibayar di Muka $600, Kredit Tunai atau Hutang Usaha. Dorong mereka untuk mengetahui kapan beban asuransi diakui. Seharusnya $50/bulan dengan Debit untuk Biaya Asuransi dan Kredit untuk Asuransi Dibayar di Muka. Jika kandidat tidak dapat menjawab pertanyaan ini, jangan berharap mereka menyimpan pembukuan Anda berdasarkan akuntansi akrual. Anda pasti ingin bergantung pada orang lain untuk laporan manajemen.
6) Menurut Anda, berapa banyak pompa bensin (atau kedai kopi, dll) yang ada di AS?
Dengan pertanyaan ini, kami mencari keterampilan berpikir kritis yang baik. Tidak boleh hanya menebak angka tanpa penjelasan atau mengatakan mereka akan “mencarinya di Google”. Anda ingin kandidat memiliki proses untuk mendapatkan tebakannya, tidak peduli seberapa jauh jaraknya. Ada banyak pompa bensin di kota saya, saya kira kota sebanyak ini di negara bagian saya….
7) Beri peringkat hal-hal berikut berdasarkan kepentingannya bagi kesuksesan bisnis: Penjualan, Kerja Sama Tim, Kualitas, Integritas, Profitabilitas, Pelayanan
Tidak ada jawaban benar atau salah untuk pertanyaan ini, namun ini akan menunjukkan apakah kandidat tersebut selaras dengan budaya bisnis Anda dan juga menunjukkan keterampilan berpikir kritis. Carilah pembenaran mengapa mereka menjawab seperti itu. Apakah itu sejalan dengan cara Anda menjawab pertanyaan? Misalnya saja kalau mereka bilang Profitabilitas itu yang paling penting. Mengapa demikian? Jika mereka mengatakan kerja tim adalah hal yang paling tidak penting, Anda mungkin ingin menggali lebih dalam apakah kerja tim adalah prioritas utama Anda.
Seorang pemegang buku sebaiknya mencantumkan profitabilitas lebih rendah dalam daftar karena Anda ingin tahu bahwa mereka mempertimbangkan keseluruhan bisnis, bukan hanya pekerjaan mereka. Anda juga ingin melihat integritas sebagai prioritas utama. Apakah Anda benar-benar menginginkan seorang pemegang buku yang tidak menghargai integritas?
8) Ceritakan pada saya saat Anda tidak setuju dengan perintah atasan Anda.
Jawaban yang tepat di sini bergantung pada kepribadian yang Anda cari. Apakah Anda ingin pengikut yang akan melakukan apa yang Anda katakan? Apakah Anda mencari penasihat untuk memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan? Mungkin campuran adalah jawaban yang tepat untuk Anda, seseorang yang cukup percaya diri untuk mengutarakan pendapatnya, namun bersedia mengambil arahan.
Ada banyak sekali pertanyaan wawancara potensial untuk ditanyakan saat mewawancarai pemegang buku. Hal-hal yang tercantum di atas dapat memberi Anda indikasi yang baik apakah kandidat tersebut cocok atau tidak. Untuk penilaian keterampilan akuntansi yang lebih baik, lihat tes pembukuan AIPB. Jangan lupa untuk mengecek referensi dan cobalah berbicara dengan CPA yang pernah berkesempatan melihat karyanya.
Hak Cipta (c) 2010 Kelly Totten