Pemilik restoran, meskipun sadar akan pengelolaan keuangan bisnis mereka, lebih cenderung terlibat dalam pemecahan masalah sehari-hari agar segala sesuatunya berjalan lancar. Sayangnya, seorang akuntan keuangan adalah sebuah kemewahan yang tidak mampu dimiliki oleh banyak pemilik restoran kecil. Artikel ini akan membahas enam masalah akuntansi utama yang sering dihadapi pemilik restoran dan bagaimana mencegahnya terjadi atau bagaimana memecahkan masalah tersebut jika masalah tersebut terjadi. Menjadi pemilik usaha kecil selalu menjadi tantangan dan bisnis restoran itu rumit secara finansial.
Artikel ini akan berkonsentrasi pada masalah-masalah yang dapat diselesaikan dengan beberapa keterampilan akuntansi dan metode prosedural yang baik. Dengan mengajari pemilik restoran cara mencari masalah keuangan sebelum masalah tersebut muncul, seorang akuntan dapat membantu pemilik restoran memperbaiki atau meningkatkan teknik keuangan yang digunakan untuk mengelola keuntungan dan mengurangi kerugian yang dapat dicegah. Enam isu yang dibahas di sini akan fokus pada:
Masalah Pertama – Tidak adanya Sistem Akuntansi
Masalah Kedua – Ketika Biaya Operasional Utama Lebih Tinggi dari Total Penjualan
Masalah Ketiga – Penawaran Menu
Masalah Keempat – Inventarisasi Makanan dan Minuman
Masalah Kelima – Masalah yang Terjadi Saat Persediaan Lebih Tinggi dari Penjualan
Soal Keenam – Memanfaatkan Neraca dan Laba Rugi di Akhir Bulan
Dengan menyelidiki masalah-masalah ini, yang merupakan masalah umum bagi pemilik restoran, mengelola masalah ini dan memecahkan masalah sebelum restoran menjadi tidak terkendali secara finansial adalah hal yang layak dilakukan dan dapat membantu pemilik dalam memanfaatkan metode akuntansi.
Masalah Pertama – Tidak adanya Sistem Akuntansi
Masalah pertama yang harus dihadapi pemilik restoran ketika mencoba menghindari masalah akuntansi adalah berinvestasi pada perangkat lunak komputer yang bagus yang akan membantu melacak semua transaksi. Nessel yang merupakan pemilik dan konsultan keuangan untuk pemilik restoran, merekomendasikan QuickBooks untuk menyimpan General Ledger dari semua transaksi keuangan yang terjadi di restoran. Semua transaksi keuangan harus dicatat dalam Buku Besar agar pencatatan yang akurat dapat dipertahankan. Tanpa memperhatikan hal ini, pemilik tidak akan bisa menjalankan restoran tanpa menjaga akuntabilitas dalam buku besar. Nessel lebih lanjut menyatakan bahwa, “Pengalaman saya adalah seberapa baik bisnis dikelola secara proaktif berkorelasi langsung dengan seberapa baik pemilik mengelola “buku” miliknya. Oleh karena itu, menjadi perhatian utama bagi pemilik untuk menyiapkan sistem akuntansi untuk memastikan bisnis berjalan lancar secara finansial. Tidak adanya pengendalian akuntansi dan keuangan adalah alasan nomor satu mengapa sebagian besar bisnis gagal dan jika sebuah restoran berada dalam masalah, ini adalah masalah pertama yang harus diatasi. Panduan Lengkap Operator Restoran untuk QuickBooks, direkomendasikan oleh banyak akuntan sebagai panduan untuk membantu menyiapkan sistem akuntansi yang baik.
Masalah Kedua – Ketika Biaya Operasional Utama Lebih Tinggi dari Total Penjualan
Statistik mengatakan bahwa, “Pembelian makanan & minuman di restoran ditambah biaya tenaga kerja (upah ditambah pajak dan tunjangan yang dibayarkan pemberi kerja) menyumbang 62 hingga 68 sen dari setiap dolar penjualan restoran.” Dalam istilah akuntansi, hal ini disebut sebagai “Biaya Utama” sebuah restoran dan tempat sebagian besar restoran menghadapi masalah terbesarnya. Biaya-biaya ini dapat dikendalikan tidak seperti utilitas dan biaya tetap lainnya. Pemilik dapat mengontrol pembelian dan penanganan produk serta pemilihan menu dan harga. Biaya keluaran lain yang dapat dikendalikan untuk sebuah restoran mencakup perekrutan staf dan penjadwalan staf dengan cara yang efisien secara ekonomi. “Jika persentase Prime Cost sebuah restoran melebihi 70%, maka tanda bahaya akan dikibarkan. Kecuali jika restoran dapat mengkompensasi biaya yang lebih tinggi ini dengan, misalnya, memiliki biaya sewa yang sangat menguntungkan (misalnya kurang dari 4% dari penjualan), maka akan sangat sulit, dan mungkin tidak mungkin, untuk mendapatkan keuntungan.”
Biaya sewa untuk sebuah restoran (jika termasuk pajak, asuransi, dan biaya lain yang mungkin termasuk dalam kategori ini seperti biaya asosiasi) adalah biaya tertinggi yang akan dikeluarkan restoran setelah “Biaya Utama”. Sewa rata-rata sekitar 6-7% dari penjualan restoran. Karena termasuk dalam kategori biaya tetap maka hanya dapat dikurangi rasionya melalui peningkatan penjualan. Jika biayanya melebihi 8% maka ada gunanya membagi biaya hunian dengan 7% untuk mengetahui tingkat penjualan berapa yang diperlukan untuk menjaga agar biaya sewa tetap terkendali sehingga tidak membuat restoran gulung tikar.
Masalah Ketiga – Penawaran Menu
Sebagian besar penawaran pada menu diberi harga oleh pemilik setelah mengunjungi pesaing restoran lokal lainnya, melihat penawaran dan harga menu mereka. Namun penetapan harga menu tidak boleh dilakukan hanya dengan melihat menu pesaingnya. Penetapan harga menu harus dilakukan (dan dilakukan ulang secara berkala seiring fluktuasi biaya pemasok) dan didokumentasikan ke dalam buku perangkat lunak. Beberapa keterampilan matematika akan berguna sebagai menu yang mengubah harga produk dari pembelian menjadi satuan resep. Seorang pemilik restoran perlu mengetahui biaya pembuatan suatu resep agar dapat mengetahui berapa harganya. Ini berarti mengetahui bahan-bahan dan jumlah biaya bahan yang digunakan per resep. Ada perangkat lunak yang tersedia untuk membantu dalam hal ini dan Microsoft Excel dapat digunakan untuk menyesuaikan penetapan biaya menu sambil menghubungkan ke item inventaris yang tersedia.
Beberapa hal yang dapat dilakukan pemilik untuk membantu akuntansi yang dapat dikontrol melalui menu meliputi:
– Penetapan harga menu untuk kenaikan upah minimum.
– Menggunakan makanan bernilai tambah untuk meningkatkan keuntungan.
– Memperkenalkan kembali kenaikan harga sambil tetap mempertahankan basis pelanggan Anda.
Menu harus diperbarui secara berkala seiring perubahan biaya pemasok. Hal ini bisa positif atau negatif menurut pemasok. Apa pun pilihannya, item menu dapat disesuaikan menurut biaya pemasok dengan perhitungan dan bantuan perangkat lunak pelacakan inventaris.
Masalah Keempat – Inventarisasi Makanan dan Minuman
Merupakan kesalahan umum bagi pemilik restoran untuk meninjau Laporan Laba & Rugi dan berasumsi bahwa apa yang telah mereka keluarkan untuk makanan dapat dibagi dengan penjualan pada periode tersebut untuk mengetahui harga pokok penjualan. Ini adalah sebuah kesalahan. Persediaan pada awal dan akhir periode harus diketahui agar dapat menghitung biaya pangan secara tepat. “Untuk restoran dengan penjualan makanan sebesar $50.000/bulan, selisih inventaris sebesar $1.000 antara awal dan akhir bulan, dapat menghasilkan varian sebesar 2%. Perbedaan ini mewakili setengah dari total keuntungan tahunan dari sebuah restoran dengan layanan lengkap pada umumnya.” Sederhananya, seseorang tidak bisa mengelola biaya makanan jika tidak mencatat berapa jumlahnya. Perubahan persediaan penting untuk diperhatikan saat menghitung laba dan rugi.
Spreadsheet Microsoft Excel dapat digunakan untuk melacak inventaris dan mendokumentasikan harga serta mengetahui semua total inventaris terkait makanan dan minuman. Melacak ini melalui Excel akan mencegah kesalahan.
Masalah Kelima – Masalah yang Terjadi Saat Persediaan Lebih Tinggi dari Penjualan
Ketika persediaan makanan terlalu tinggi, biaya akan menjadi terlalu tinggi dan pemborosan tidak dapat dihindari. Menghitung kebutuhan persediaan mutlak diperlukan untuk mencegah makanan menjadi busuk, porsinya terlalu banyak dalam resep, atau bahkan dicuri. “Restoran dengan layanan lengkap rata-rata harus memiliki persediaan tidak lebih dari 7 hari.”
Ada persamaan yang digunakan untuk mengetahui berapa banyak persediaan yang dibutuhkan agar sebuah restoran dapat berjalan dengan baik. Persamaannya adalah:
Langkah 1) Kalikan rata-rata penjualan makanan bulanan Anda dengan% biaya makanan Anda.
Langkah 2) Bagilah angka tersebut (rata-rata penggunaan makanan bulanan Anda) dengan 30 (hari/bulan)
Dengan menggunakan rumus ini dan mencatat semua persediaan awal dan akhir, masalah kehilangan uang karena biaya makanan yang terbuang dapat dikurangi atau dihilangkan.
Masalah Keenam – Memanfaatkan Neraca dan Laporan Laba Rugi
Agar sebuah restoran menjadi sukses, ia perlu sebisa mungkin dioperasikan seperti bisnis besar oleh pemiliknya. Setidaknya diperlukan laporan mingguan. Format laporan harus dikategorikan. Persediaan, pemasok, tenaga kerja, dan penjualan semuanya harus memiliki periode awal dan akhir. Pengeluaran tetap seperti sewa dan listrik harus dipecah agar sesuai dengan laporan apakah mingguan, atau harian. Tidak disarankan menunggu hingga akhir bulan untuk menghitung laporan karena perubahan terjadi dengan cepat dalam bisnis restoran.
Hal yang sangat penting adalah tanggal mulai dan akhir harus dicantumkan dalam pelaporan dan bahkan biaya tetap pun harus dipecah sehingga laba bersih mingguan dapat dihitung. Seperti disebutkan sebelumnya, Microsoft Excel dan perangkat lunak pelacakan lainnya dapat dimanfaatkan untuk inventaris dan biaya lainnya, bahkan penjadwalan yang mempengaruhi keuntungan. Tanpa mencatat persediaan dengan benar, surplus, penjadwalan, harga menu, porsi dan semua yang telah dibahas dalam penelitian ini, dapat mengakibatkan sebuah restoran bangkrut. Seorang pemilik restoran hanya perlu mengambil inisiatif untuk menerapkan beberapa strategi akuntansi sederhana. Sepertinya pemilik restoran harus melakukan semuanya; namun, dengan beberapa perangkat lunak yang bagus dan metode sistematis yang diterapkan, menjaga restoran tetap pada jalurnya secara finansial akan menghasilkan imbalan finansial yang sepadan dengan usaha yang dilakukan.