Semua informasi akuntansi, baik untuk mendukung keputusan atau untuk tujuan akuntabilitas, bergantung pada landasan yang sama, yaitu pengumpulan dan pemrosesan data keuangan. Proses ini dimulai dengan lima konsep dasar; entitas akuntansi, kelangsungan usaha, periode akuntansi, transaksi dan persamaan akuntansi.
Data akuntansi dikumpulkan untuk entitas akuntansi – unit ekonomi yang laporan keuangannya akan disiapkan. Entitas tersebut dicatat secara terpisah dari pemiliknya atau entitas akuntansi lain dalam organisasi yang sama. Badan akuntansi tidak harus sama dengan badan hukum. Misalnya, sebuah departemen dalam sebuah perusahaan atau universitas mungkin saja merupakan entitas akuntansi, namun hanya perusahaan, atau universitas tersebut yang merupakan badan hukum – yang dapat membuat kontrak dan mengambil tindakan hukum atas haknya sendiri.
Entitas akuntansi umumnya diasumsikan memiliki umur yang tidak terbatas – yaitu, entitas tersebut akan tetap ada di masa mendatang, kecuali terdapat bukti jelas yang menyatakan sebaliknya. Beberapa entitas mempunyai kehidupan yang spesifik – perusahaan penyelenggara Olimpiade dan perusahaan tur konser hiburan adalah contohnya. Beberapa entitas lain mungkin mengalami kesulitan keuangan serius yang mengancam kelangsungan keberadaannya. Namun, sebagian besar entitas diasumsikan memiliki kelangsungan usaha dan, seperti yang akan kita lihat, laporan keuangan mereka mencerminkan asumsi utama ini.
Karena sifat kelangsungan hidup entitas akuntansi dan kebutuhan untuk melaporkan kepada manajemen dan pihak eksternal secara berkala, konsep lebih lanjut diadopsi – yaitu periode akuntansi. Hal ini membagi umur entitas yang tidak terbatas menjadi periode pelaporan yang terbatas – sesuai dengan penggunaan laporan keuangan. Periode yang paling umum adalah pelaporan bulanan untuk tujuan manajemen (internal) dan pelaporan tahunan (atau enam bulanan) untuk tujuan umum (eksternal).
Setiap entitas akuntansi melakukan beberapa bentuk aktivitas ekonomi. Aktivitas ini menimbulkan transaksi akuntansi – peristiwa ekonomi yang mempengaruhi posisi keuangan bisnis dan dapat diukur secara andal. Contoh umum transaksi akuntansi adalah penjualan tunai atau kredit, pembelian tunai atau kredit, pinjaman bank, jumlah hutang kepada pemasok, dana yang disediakan oleh pemilik. Umumnya, peristiwa tidak diakui sebagai transaksi akuntansi sampai peristiwa tersebut diselesaikan secara substansial. Misalnya, pesanan yang dilakukan oleh pelanggan tidak lengkap sampai barang atau jasa tersedia. Perintah tersebut tidak diakui sebagai transaksi, meskipun merupakan keputusan penting. Ketika entitas akuntansi mulai beroperasi, transaksinya dicatat pada dokumen sumber – seperti faktur, kuitansi, cek, dan laporan bank. Dari sana, transaksi dimasukkan ke dalam catatan keuangan entitas – sesuai dengan prosedur tertentu yang memastikan keakuratan catatan tersebut.
Transaksi dicatat menurut dampaknya terhadap persamaan akuntansi, yang mewakili posisi keuangan entitas. Pada awal suatu usaha, suatu entitas menerima dana (kapita) dari pemiliknya dan dapat meminjam dana lebih lanjut (pinjaman) dari pihak luar. Entitas kini mempunyai aset (kas) namun berhutang jumlah tersebut secara total kepada pemberi dana: sebagai ekuitas dan liabilitas pemilik. Dalam persamaan dasar akuntansi, hal ini dinyatakan sebagai: Aset = Kewajiban + Ekuitas pemilik.